Chez Groupe LCD Assurances Inc, l’intégrité des informations et des données transmises par Internet, courriel et par téléphone, ainsi que la protection des renseignements personnels sont d’une importance majeure. Le respect de la vie privée de nos clients et prospects est un élément important de notre engagement à offrir un service de qualité supérieure. De plus, les représentants du cabinet ont une obligation de confidentialité en vertu de leur code de déontologie.
Étant assujetti aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et à la Loi canadienne antipourriel (C-28), nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos clients et prospects nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect de leurs droits.
Définition d’un renseignement personnel
Un renseignement personnel est celui qui porte sur une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Collecte et utilisation des renseignements
Les renseignements personnels recueillis par Groupe LCD Assurances Inc. sont confidentiels; seul le personnel autorisé à donner suite aux demandes y a accès. Le dossier client contient uniquement les renseignements essentiels dont nous avons besoin pour :
- procéder à tout moment à une analyse complète des besoins du client ou du prospect;
- amorcer une soumission pour le ou les produits ou services demandés;
- émettre une police d’assurance à cet effet, le cas échéant.
Collecte d’informations par Google Analytics
Des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par le biais de Google Analytics pour analyser la fréquentation de notre site Internet (groupelcd.ca). Groupe LCD Assurances Inc. utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Internet.
Informations au dossier
Nous nous efforçons de tenir les renseignements aux dossiers exacts, complets et à jour. Si une personne souhaite vérifier l’exactitude ou apporter tout changement à ses renseignements personnels, elle peut communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiqués à la section 11 de la présente politique.
Si la Responsable constate qu’une erreur s’est glissée dans le dossier, malgré toute l’attention que nous y accordons, nous la corrigerons dans les plus brefs délais et informerons la personne concernée.
Consentement du client
Aucun renseignement n’est recueilli par Groupe LCD Assurances Inc. sans le consentement du client ou du prospect.
Soumissions et transactions téléphoniques
Lorsque nous analysons les besoins du client ou prospect, établissons une soumission, une offre de service ou un contrat d’assurance par téléphone :
- il est entendu que notre interlocuteur nous donne son consentement et qu’il a également obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat d’assurance qui le concerne. Ce consentement inclut la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels aux fins établies;
- si la soumission ou le contrat d’assurance concerne une autre personne que l’interlocuteur, en tout temps le courtier s’assurera de recueillir le consentement directement de la part de la personne concernée, le tout en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour des raisons d’intégrité des informations, de formation et de contrôle de la qualité du service à la clientèle, il se peut que les conversations téléphoniques soient enregistrées ou écoutées.
En ce qui a trait à l’utilisation de l’adresse courriel, la politique antipourriel de Groupe LCD Assurances Inc. prévoit que ses équipes s’assurent de demander le consentement de façon détaillée et structurée.
Soumissions en ligne
Lorsqu’un client ou prospect complète et envoie un formulaire de soumission par le biais de groupelcd.ca pour différents produits :
- il consent automatiquement à ce que Groupe LCD Assurances Inc. utilise ses renseignements personnels afin d’analyser ses besoins et d’effectuer une soumission pour le produit demandé;
- il autorise un courtier de chez Groupe LCD Assurances Inc. à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et promouvoir les produits et services de Groupe LCD Assurances Inc.;
- il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite conformément à la politique antipourriel de Groupe LCD Assurances Inc., c’est-à-dire une seule fois, si nécessaire, et toujours dans le but de répondre à sa demande;
- il comprend que, toujours en vertu de la politique antipourriel de Groupe LCD Assurances Inc., il aura l’occasion, lors d’un contact téléphonique avec le courtier, de confirmer ou de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.
Protection de la vie privée
Groupe LCD Assurances Inc. applique de nombreuses règles afin de protéger les renseignements personnels:
- en aucun temps, les renseignements ne seront rendus publics ou vendus ni communiqués à des tiers sans le consentement du client, sauf pour assurer le service auquel un client est inscrit, pour donner effet à une ordonnance du tribunal ou pour répondre à un organisme gouvernemental autorisé.
- il autorise un courtier de chez Groupe LCD Assurances Inc. à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et promouvoir les produits et services de Groupe LCD Assurances Inc.;
- il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite conformément à la politique antipourriel de Groupe LCD Assurances Inc., c’est-à-dire une seule fois, si nécessaire, et toujours dans le but de répondre à sa demande;
- il comprend que, toujours en vertu de la politique antipourriel de Groupe LCD Assurances Inc., il aura l’occasion, lors d’un contact téléphonique avec le courtier, de confirmer ou de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.
Nous devons occasionnellement recueillir ou transmettre des renseignements qui concernent nos clients et prospects. Il s’agit alors d’organismes ou de sociétés juridiquement réglementées et qui ont légitimement le droit de nous les demander ou de nous les transmettre. Ces organismes ou sociétés dépendent des produits ou services financiers et de la province où vous êtes situé. Il s’agit, par exemple :
- des courtiers d’assurance ou des experts en sinistres;
- des assureurs, réassureurs et institutions financières ou des organismes responsables de leur réglementation;
- du Fichier central des sinistres automobiles et de la Société d’assurance automobile du Québec ou d’une autre province;
- des agences d’analyse de données sur le crédit, les risques et les sinistres;
- etc.
Dans tous les cas, nous déployons les meilleurs efforts pour nous assurer que le droit à la confidentialité sera respecté.
Transmission d’informations par courrier électronique
Groupe LCD Assurances Inc. ne se tient pas responsable de tout dommage découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis.
Lorsque nos clients et prospects transmettent de l’information par courriel, cette communication n’est pas sécurisée. Nous recommandons donc d’user de prudence lorsque des informations confidentielles nous sont transmises par courriel (ex. : numéro de police, adresse, etc.).
Responsable de l’application de la politique
La responsable de l’application de la présente politique au sein de Groupe LCD Assurances Inc. est :
Directrice de la conformité
Catherine Plante
201-11700 rue de l’Avenir
Mirabel (Québec) J7J 0G7
Tél. 450-941-0666 Téléc. 1-855-817-2992
info@groupelcd.ca
En cette qualité, la Responsable voit notamment à ce que les employés et représentants du cabinet prennent connaissance de l’énoncé de la politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme.
Conformément à la loi, la Responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information, une déclaration de ce registre lui est transmise.
Environnement de travail chez Groupe LCD Assurances Inc.
Groupe LCD Assurances Inc. veille à la protection des renseignements personnels de tous ses représentants, employés et candidats à l’emploi. Les dispositions législatives sont appliquées intégralement afin de favoriser un environnement de travail sain qui respecte la vie privée de tous les employés.
201 – 11700 rue de l’Avenir, Mirabel, Québec J7J 0G7
T 450.941.0666 | F 1.855.817.2992
774 rue Notre-Dame, Berthierville, Québec J0K 1A0
T 450.836.7055 | F 450.836.7056
